En nuestra andanza pasada escuchamos a la Sra. Edna L. Ramos Quiles, Directora del Programa de Aministración de Documentos Públicos de la Administración de Servicios Generales del E.L.A. de Puerto Rico, hablarnos sobre la reglamentación de los documentos públicos.
La
Ley 5: Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico creó el Programa de Administración de Documentos Públicos (Programa) en el gobierno de Puerto Rico. La Oficina de Servicios Generales, según lo indica el organigrama del Gobierno, tiene a su cargo este Programa en la Rama Ejecutiva. Este programa vela por la creación, uso, conservación y disposición de todos los documentos públicos. Además, orientan, asesoran y fiscalizan la administración de documentos. Para ésto la ley establece que debe haber un Administrador de documentos, se debe realizar un Inventario, implementar un Plan de retención de los documentos y una vez al año se debe disponer de documentos. La Ley 5 fue enmendada por la Ley 12 para incentivar el reciclaje, luego que los documentos han sido destruidos.
El
Reglamento Núm. 15: Reglamento de Administradores de Documentos crea la figura del Administrador de Documentos e incluye sus funciones. En la actualidad este reglamento está en revisión, según informara la Sra. Ramos. El Programa de Administración de Documentos Públicos certifica los Administradores de Documentos en las agencias luego de ofrecerle un adiestramiento de una semana.
El
Reglamento para la Administración de Documentos Públicos (4284) establece las normas que regulan la administración de documentos públicos en la Rama Ejecutiva. Esto es en las áreas de correo y correspondencia, diseño y control de formularios, archivos, equipo y materiales, copias y fotocopias.
Nos informa la Sra. Ramos que en marzo/08 tendremos a la disposición el
Reglamento para la Retención y Disposición de Documentos Electrónicos. Comparte para concluir que es importante establecer un sistema de archivo para tener un buen Archivo de Documentos.
Reflexión: Conocía que los documentos históricos se guardaban para las futuras generaciones, pero hoy comprendí que hay otros documentos que deben recibir el mismo trato. Como por ejemplo, los documentos administrativos, que muchas veces no se da importancia el retenerlos; los fiscales que guardan datos y estadísticas; los legales, que posiblemente sean evidencia en algún juicio o asunto, hay que organizarlos por series para su uso, su conservación y su disposición según lo establecido. Toda información generada a través de un documento habla de la vida presente, por lo tanto debemos administrar ese documento adecuadamente.
