Podcast: Entrevista a la Sra. María S. Rosario, Administradora del Programa de Administración de Documentos de la Rama Judicial

El día 16 de abril de 2008 visité el Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales. Este Archivo está bajo el Programa de Administración de Documentos de la Rama Judicial. El propósito de mi visita fue entrevistar a la Sra. María Socorro Rosario, Administradora del Programa, conocer la naturaleza y el desarrollo del Archivo. En el Archivo Central se conservan los expedientes de los Archivos Inactivos de la Rama Judicial hasta su disposición conforme a los periodos de retención establecidos. A continuación les presento el Podcast como resultado de esa visita.

Cápsula Biográfica: María Socorro Rosario Flores
María Socorro Rosario Flores nació el 3 de febrero de 1931 en el Viejo San Juan. Cursó los grados elementales en la Escuela de Párvulos San Idelfonso y la Escuela Elemental Lincoln, pasando luego a la Escuela Central en Santurce donde se graduó del Curso de
Secretarial. Estudió en las noches en la Universidad de Puerto Rico donde obtuvo el grado de Bachillerato en Administración Pública con especialidad en Psicología. La señora Rosario tiene créditos aprobados en educación continuada de la Universidad de San Francisco, California.

María Socorro Rosario, mejor conocida como Doña Cocó, comenzó en el servicio público en el año 1952 como secretaria en el Departamento de Instrucción Pública, conocido hoy como Departamento de Educación. Tomó exámenes de ascenso y estudió mucho para llegar a ocupar puestos de diversas jerarquías. Trabajó en el Departamento de Obras Públicas y en el Fondo de Seguro del Estado, donde adquirió vasta experiencia en la Oficina de Contabilidad. En el año 1962 llegó a la Rama Judicial como Pagador Especial, escaló varios puestos hasta ocupar el de Jefa de Nominas y luego pasa a trabajar para la Oficina Administrativa del Tribunal de Distrito de San Juan. Laborando en la Oficina de Correo y Archivo de la Oficina de Administración de los Tribunales se creó el puesto de Administrador de Documentos de la Rama Judicial. La señora Rosario fue nombrada como Directora del Programa de Administración de Documentos de la Rama Judicial, puesto que ocupa por los pasados 29 años.

La señora Rosario es miembro de la Comisión Asesora del Archivo Nacional de Puerto Rico. También es integrante de la Association of Record Management Administrators (ARMA), socia-fundadora del Capítulo de Puerto Rico de ARMA y fue la primera mujer en recibir el reconocimiento Member of the Year de dicha organización. En 1994 recibió la distinción que ofrece la Asociación de Bibliotecarios de Puerto Rico “Lauro a la Administración de Documentos” por su excelente labor en el Programa de Administración de Documentos. En el año 2006 recibió el Premio Manuel A. Pérez, otorgado por la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (ORHELA) a los servidores públicos por sus méritos al prestar servicios de calidad en las agencias donde se desempeñan y que han representado, dignamente, a sus compañeros del Gobierno. Doña Cocó es considerada como una de las personas que más conoce sobre la administración de documentos en Puerto Rico.

Pulse Aqui para escuchar la Entrevista con la Sra. Rosario

Preguntamos a la señora Rosario cuál es su recomendación para los estudiantes que se están integrando al campo de la archivística. Ella expresó: "Deben conocer la historia de Puerto Rico y saber dónde están las fuentes de información."
Damos las gracias a la Sra. Rosario por hacer un espacio en su agenda y compartir con nosotros su experiencia de trabajo en el campo de los archivos.

Reflexión: Entrevistar a la Sra. Rosario ha sido una experiencia enriquecedora. Su entrega y pasión por el trabajo que realiza es de motivación para quienes la escuchan. Pude ver la gestión de un administrador de documentos organizado, comunicador y conocedor de las leyes que rigen la administración de documentos. También aprendí que es necesaria la educación continuada en el campo de la archivística.

Referencias:
Cruz Ayala, R.E.(16 de abril de 2008). Rosario, M.S. Administradora del Programa de Administración de Documentos de la Rama Judicial. Entrevista para el Curso Los Archivos: Organización, desarrollo y legislación. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información, Recinto de Río Piedras, Universidad de Puerto Rico.

Oficina de Administración de los Tribunales. “Doña Cocó: un verdadero ejemplo de servicio público” Reseñas Informativas, julio 2004.

Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales, Tribunal General de Justicia de Puerto Rico

El Archivo Central está bajo el Programa de Administración de Documentos de la Rama Judicial. En el Archivo Central se conservan los expedientes de los Archivos Inactivos de la Rama Judicial hasta su disposición conforme a los periodos de retención establecidos. La siguiente presentación muestra la naturaleza y la organización de este Archivo.

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Galeria de fotos del Archivo Central


Reflexión: Al realizar la visita a este archivo pude comprender cuán importante es la organización y el desarrollo de los documentos en una entidad pública. Estos documentos contienen información vital sobre la gestión realizada por ella, por lo tanto hay que manejarlos y conservarlos adecuadamente. Luego de haber estudiado la Ley Núm. 5 sobre la Administración de Documentos y visitar este archivo he adquirido el conocimiento de cómo debe organizarse un archivo público y la importancia de dar acceso a la información que guardan sus documentos. Como futuro profesional de la información espero aportar para que los archivos de mi país estén organizados y bien administrados.

Conferencia “BBVA: Industria Cultural Virtual” – 28 de abril de 2008.

Esta conferencia fue ofrecida por el Dr. José Víctor Arroyo Martínez, Archivero del Banco Bilbao Vizcalla (BBVA). El Dr. Arroyo vino desde España para compartir la gestión que realiza el Archivo BBVA. Su presentación fue dinámica y atractiva para la audiencia.

Nos explicó el Dr. Arroyo el concepto de archivística como el medio para alcanzar un fin, donde el fin es preservar el patrimonio cultural. Pude apreciar que este es el reto mayor del Archivo, evidencia de ello lo vimos cuando él enfatizó la importancia de preservar el documento original en papel. El Archivo utiliza toda la nueva tecnología a su alcance para dar a conocer su producto, sus servicios y facilitar el acceso a la información.

Es interesante conocer la gestión archivística de una empresa privada comprometida en brindar a sus clientes, y al público en general, el acervo cultural que la distingue. Como estudiosa de este campo mis fronteras de conocimiento se amplían para mirar a mí alrededor y ver dónde están las posibilidades de emular este ejemplo en mi país.

Ley 5 y Ley 12, Puerto Rico

Esta presentación fue ofrecida en el 1er Encuentro de Investigación en los Campos de la Bibliotecología, Archivología y Documentación en Puerto Rico, celebrado en Escuela de Derecho, Universidad de Puerto Rico, 15 de marzo de 2008.

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En esta actividad los estudiantes de maestría presentaron los marcos conceptuales, sus propuestas de tesis, y otros sus proyectos de tesis en curso. Fue la primera vez que participé en una actividad de esa naturaleza. Interesante porque pude aprender los elementos a considerar en una propuesta de tesis.

Archivos de Arquitectura

Esta presentación fue compartida en el salón de clases para dar a conocer a mis compañeros un resumen del artículo leído.

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Al preparar esta presentación visité la página electrónica de la Biblioteca de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Nacional Autónoma de México. Les invito a leer este artículo y visitar los enlaces que adjunto al final de la presentacion. A través de la lectura de este artículo pude aprender la importancia que un Bibliotecario o Archivero debe dar a la adquisición de materiales informáticos o documentos para ponerlos accesibles a las personas.

Resumen del artículo:

Archivos de arquitectura por Lourdes Cruz González Franco

Los archivos de arquitectura los encontramos en una diversidad de instituciones. La autora los denomina como “patrimonios documentales valiosos” porque evidencian las obras que ya no existen. Estos archivos son fuentes para la investigación, han sido inspiración para iniciar fundaciones, museos, publicaciones, seminarios y congresos

En los países desarrollados, tanto en Europa como en América del Norte, existe la preocupación de la conservación de los archivos de arquitectura del siglo 20. Desde hace cuatro décadas estos países realizan acciones concretas dirigidas a recuperar y preservar estos valiosos acervos. Mientras que en Latinoamérica este proceso ha sido más lento, países como Brasil, Argentina, Chile y Puerto Rico han realizado un trabajo con valiosos resultados.

Esta preocupación por los archivos de arquitectura ha generado una serie de reuniones internacionales, seminarios, asociaciones y congresos para discutir y analizar varios asuntos en común. La autora nos presenta como los puntos de debates los siguientes: falta de presupuesto para catalogar y conservar los documentos; carencia de lugares físicos adecuados que reúnan las características de temperatura, humedad y ventilación; falta de personal adecuado para trabajar la conservación; necesidad de preservar el patrimonio arquitectónico del siglo 20; aumento en la demanda de consultas; el grande crecimiento de la documentación; saturación de los sistemas de archivos; preservación de la información en medios electrónicos; la digitalización como solución para preservar los documentos, entre otros.

Por otro lado, está la inseguridad en los nuevos medios tecnológicos que cambian rápidamente permitiendo que muchos documentos no puedan ser leídos. No obstante, nos alienta la autora al decir: “queda la riqueza y la certeza tangible del papel, un documento que se puede tener en las manos sin temor de que un virus o una falla técnica hagan desparecer en un instante uno de los patrimonios que nos permite rescatar el pasado.”

En la actualidad, no sólo hay preocupación por la arquitectura sino también por los archivos de los arquitectos. Muchos han desaparecido, algunos están en mal estado, y muy pocos han sido donados a diferentes instituciones. La autora comparte la gestión realizada por la Facultad de Arquitectura de la UNAM para conservar varios fondos documentales. Para esto se construyó un espacio idóneo, consiguieron el apoyo de personas para ordenar y catalogar, se recibió apoyo económico para comprar equipo, material de conservación y para becas. Estos archivos consisten de valiosos planos, láminas, croquis, artículos de periódicos, documentación y fotografías.

Para resumir la autora nos exhorta a crear una red de archivos, tanto a nivel local como internacional. Seguir promoviendo a través de las asociaciones y congresos el debate de la problemática, las inquietudes y alternativas viables para preservar la memoria y fomentar el conocimiento.

Reflexión: Me afirmo uno vez más que tenemos que procurar preservar los documentos que se generan en la actualidad y conservar los que pertenecen al siglo 20. La experiencia de los archivos de arquitectura es la misma que pueden estar viviendo otros campos disciplinarios. Como estudiante de la archivística estoy comprometida a que esto se logre y analizar y evaluar la experiencia de otros que han tenidos buenos resultados.

Referencia:
González Franco, Lourdes C. (2004). Archivos de arquitectura. En Anales del Instituto de
Investigaciones Estéticas, Núm. 85.
http://www.analesiie.unam.mx/pdf/85_155.pdf

Grupo de Andanzas por los Archivos

Este es el Grupo de Andanzas por los Archivos de la Prof. Luisa Vigo. Ese día nos visitó la Sra. Edna Ramos, Directora del Programa de Administración de Documentos Públicos en la Oficina de Servicios Generales, para orientarnos sobre la reglamentación en la administración de documentos públicos. En la próxima entrada presento un resumen de lo aprendido en la experiencia.